Как Stavleak помог Aqmola Hub провести офлайн-хакатон AgriTech AI

AgriTech AI Hackathon в Кокшетау: 15 команд на Demo Day и история платформы, которую решили подключить перед самым стартом.

Этот хакатон первоначально планировали провести без Stavleak. На последнем этапе подготовки решение изменилось: команда Aqmola Hub подключила нашу платформу, и мы помогли провести AgriTech AI Hackathon в офлайн-формате.

В этой истории легко узнать знакомую организаторам дилемму. До старта остаётся всё меньше времени, список задач уже большой, а освоение нового инструмента выглядит ещё одним пунктом в нём. Хочется опереться на привычные способы работы и просто довести событие до финала.

Но у привычного процесса тоже есть цена. Каждый список нужно поддерживать в актуальном состоянии, каждое изменение — передавать дальше, каждый результат — связывать с нужной командой. Время на знакомство с платформой заметно сразу. Время на повторяющиеся ручные действия незаметно распределяется по всему хакатону.

Именно через эту разницу мы смотрим на решение подключить Stavleak перед стартом. Однажды разобраться в системе может оказаться разумнее, чем снова и снова собирать организационный процесс по частям.

Задача Aqmola Hub — дать агротехнологиям практический старт

Тема хакатона была вполне прикладной: использовать искусственный интеллект для задач сельского хозяйства. Участникам предложили три направления:

Для такого события особенно важен путь от задачи к проверяемой идее. Команде нужно выбрать проблему, понять будущего пользователя, собрать прототип и объяснить, где решение сможет быть полезным. Организатору — создать условия, в которых этот путь понятен участникам и экспертам.

Поэтому качество проведения отраслевого хакатона складывается из множества деталей. Насколько ясно сформулированы задания? Понятны ли этапы? Знают ли команды, что готовить к защите? Хватает ли экспертам информации для оценки? Эти вопросы остаются существенными даже при сильной теме и хорошем призовом фонде.

Финал AgriTech также объединили с празднованием трёхлетия Aqmola Hub. У события была дополнительная публичная роль: показать проекты и отметить развитие регионального IT-сообщества. Agritech AI Hackathon Demo Day

Почему хакатон сначала планировали провести без Stavleak

Первоначальный план обойтись без платформы легко понять. Если команда уже умеет проводить мероприятия, знакомые инструменты кажутся естественным выбором. Есть собственная логика работы, опыт взаимодействия с участниками и понимание того, как довести программу до финала.

Любая новая платформа требует внимания. Нужно освоить интерфейс, понять последовательность действий, распределить ответственность внутри команды. Когда подготовка уже идёт, это время приходится находить в плотном графике.

Сомнение здесь вполне практическое: поможет ли новый инструмент достаточно быстро, чтобы оправдать усилия на его освоение? Организатор оценивает пользу в контексте конкретного события, своих сроков и ресурсов.

Мы понимаем такую логику. Ценность платформы для проведения хакатонов должна быть видна в ежедневной работе: что становится проще проверить, какие действия больше не приходится повторять и где команда получает понятную картину происходящего.

При этом опыт сам по себе не убирает рутину. На новом хакатоне снова появляются участники, команды, материалы, сроки и оценивание. Меняется содержание события, но необходимость согласовать всё это между собой сохраняется. Опыт помогает заранее увидеть нагрузку и выбрать, какой её частью стоит заниматься вручную.

Почему подключить Stavleak перед стартом было разумным решением

Перед стартом Aqmola Hub подключил Stavleak. Для нас ценность этого решения — в готовности вложить время в освоение инструмента, который помогает выстроить дальнейшую работу. Даже на позднем этапе подготовки полезно оценить, какие действия команде предстоит повторять до самого финала.

Посмотрим на обычную организационную задачу: собрать материалы команд. На словах всё просто — получить ссылки и передать их экспертам. На практике ещё нужно понимать, какой проект относится к какой команде, какая версия актуальна и всем ли доступны нужные материалы. Каждое уточнение занимает немного времени. В сумме из таких уточнений получается отдельная работа.

Это типичный пример того, как растёт нагрузка при ручной координации. И с ним связана наша аргументация в пользу платформы: полезно считать весь путь информации от участника до результата, включая повторные проверки и передачи между людьми.

У файла «Финал_точно_последний» обычно бывают продолжения. Организатору желательно знать, какое из них действительно последнее.

Один раз разобраться в платформе — вложение в дальнейшую работу

Допустим, знакомство с платформой займёт дополнительный час. Его легко увидеть в календаре. Десятки коротких уточнений, повторных отправок и проверок тоже требуют времени — просто обычно никто не складывает их в одну строку.

За время знакомства организатору важно понять базовую логику: где находятся нужные данные, как устроены этапы и что делает каждая роль. После этого работа становится предсказуемее. Есть понятная последовательность, к которой можно возвращаться при новых задачах.

Ручная координация требует времени иначе. Сегодня нужно уточнить состав команды, завтра — повторно отправить материалы, перед финалом — проверить, что все работают с актуальными данными. Каждое действие кажется небольшим, поэтому его легко не учитывать при выборе инструмента.

Для тех, кто проводит хакатоны регулярно, освоение системы имеет дополнительную ценность: знакомый порядок работы можно использовать на следующих событиях. Тематика, партнёры и задания будут меняться. Понимание организационного процесса останется с командой.

Как цифровая платформа помогает провести офлайн-хакатон

AgriTech AI Hackathon проходил офлайн. Мы помогли Aqmola Hub провести событие в этом формате, подключив Stavleak к его организации.

Очный формат хорошо сочетается с цифровым управлением. Работа на площадке и работа с данными решают разные задачи: людям нужно общаться, обсуждать идеи и представлять проекты, а сведения о событии должны оставаться доступными и понятными.

Когда все находятся рядом, простой вопрос действительно можно решить за минуту. Но устный ответ полезно закрепить там, где его смогут найти остальные. Иначе один и тот же вопрос приходится разбирать заново с каждой следующей командой.

Stavleak предусматривает работу с заявками, командами и проектами, отдельный кабинет жюри, критерии оценивания и публикацию результатов. Платформа также поддерживает очные события. Эти возможности позволяют подобрать организационную схему под формат конкретного хакатона. Stavleak

Для нас смысл такого подхода — помочь организатору уделять больше внимания содержанию события. Участники приходят за задачами, экспертной обратной связью и возможностью показать результат. Хорошо устроенные процессы поддерживают этот опыт на каждом этапе.

Что организатору даёт единая рабочая среда

В устройстве Stavleak последовательно связаны заявка участника, команда, её проект и работа жюри. Организатор может настраивать направления, этапы, сроки, требования к материалам и критерии оценки. У участников и экспертов есть свои рабочие пространства.

Практическая ценность такой структуры раскрывается в трёх вопросах, на которые команде проведения нужно быстро получать ответы.

Что происходит сейчас

У каждого этапа есть своё состояние. Подготовка, приём материалов и оценивание требуют разных действий. Чем понятнее текущее положение дел, тем проще определить следующий шаг и вовремя заметить задачу, которой нужно внимание.

Кто за что отвечает

Участник, организатор и эксперт смотрят на хакатон с разных сторон. Команде нужно подготовить проект, жюри — изучить его, организатору — согласовать работу всех сторон. Разделение ролей помогает выстроить этот процесс и объяснить каждому его часть.

Где находится актуальная информация

Когда сведения о проекте связаны с командой и этапом события, их проще использовать дальше. Это особенно полезно при передаче работы между людьми: следующему человеку нужен понятный контекст и доступ к необходимым материалам.

Для выбора платформы такие вопросы полезнее длинного перечня возможностей. Они позволяют проверить, насколько инструмент подходит именно вашей программе, составу команды и способу проведения.

От открытия до Demo Day

Опубликованная программа AgriTech включала открытие 17 сентября, несколько дней разработки с менторами и экспертами, завершение приёма прототипов 21 сентября, оценивание 22 сентября и Demo Day 23 сентября. AgriTech AI Hackathon

Такая последовательность задаёт понятный ритм. Сначала команда разбирается с задачей, затем работает над решением, готовит материалы и выходит на защиту. Для организаторов каждый переход означает новые приоритеты: сначала помочь стартовать, затем поддержать работу, ближе к финалу — обеспечить готовность к представлению проектов.

Какие проекты показали участники

В итоговом репортаже представлены ErtiCore — прототип для раннего выявления заболеваний птицы — и приложение для мониторинга сельхозугодий, анализирующее состояние растительности, влажность и возможные аномалии на полях.

Эти примеры хорошо передают смысл агротехнологического хакатона. Отправной точкой становится конкретная проблема: вовремя заметить неблагополучие, лучше понять состояние объекта, помочь человеку принять решение. Технология получает понятного адресата и сценарий применения.

На стадии хакатона особенно ценно, когда команда может связать свою разработку с таким сценарием. Дальше предстоят проверки, доработка и работа с будущими пользователями. Но уже на защите появляется предметный разговор о том, что именно создаётся и зачем.

По итогам конкурса первое место занял Tanap AI Данила Мирошниченко. Второе место получил Dan AI Мираса Шамшидова. Третье — Qagro Ансара Каирбека и Самата Аблайхана.

Для организаторов именно эти проекты и команды остаются содержательным результатом события. Качественная организация помогает создать условия для их работы и встречи с экспертами.

Что этот кейс показывает организаторам хакатонов

История AgriTech для Aqmola Hub показывает, почему выбор платформы стоит связывать с реальной нагрузкой на команду проведения. Первоначально событие планировали организовать без Stavleak. Перед стартом платформу подключили, и мы помогли провести хакатон офлайн.

Из этого опыта мы выделяем несколько принципов, которые полезно учитывать при подготовке собственного события.

Для нас этот кейс ценен возможностью показать Stavleak в контексте реального офлайн-события. С конкретной темой, региональным организатором, финалом и проектами участников. Именно в таком контексте понятнее, зачем нужна автоматизация отдельных процессов и какую часть работы организатор хочет упростить.

Планируете хакатон в Казахстане

Если вы готовите отраслевой, университетский или корпоративный хакатон, начните с организационной схемы. Определите, как будут проходить этапы, кто отвечает за участников и экспертов, где собираются материалы и как команда получает актуальную информацию.

Stavleak предлагает платформу для самостоятельного проведения хакатонов и помощь команды с организацией события. Можно обсудить отдельные задачи или комплексное проведение — в зависимости от вашего запроса. Stavleak

Расскажите нам о теме, датах, формате и предполагаемом масштабе. Обсудим, как встроить Stavleak в подготовку и какую работу взять на себя, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на целях хакатона.

На агротех-хакатоне пусть растут сильные проекты. Число организационных таблиц можно держать под контролем.